Tietosuojakäytäntö

Jonot on pilvipohjainen jononhallintapalvelu. Tässä käytännössä kerrotaan, mitä henkilötietoja keräämme, kun sinä tai asiakkaasi käytätte palvelua, miksi keräämme niitä, kuinka kauan säilytämme niitä ja mitä oikeuksia sinulla on tietoihisi.

Keitä olemme

Palvelua ylläpitää Jonot Oy (Y-tunnus 3620928-7), Suomessa rekisteröity yhtiö ("Jonot", "me" tässä käytännössä). Tietosuoja-asioissa:

• Sähköposti: info@jonot.io
• Postiosoite: Jonot Oy, Tenavatie 11B, 00760 Helsinki, Suomi

Emme ole nimenneet tietosuojavastaavaa, koska jäämme GDPR:n 37 artiklan kynnysten alle. Yllä oleva sähköpostiosoite tavoittaa kuitenkin tietosuojan noudattamisesta vastaavan henkilön.

Mitä keräämme rooleittain

Jonotia käyttää kolme ihmisryhmää, ja keräämme kustakin eri tietoja.

Loppukäyttäjät (jonoon liittyvät henkilöt)

• Vuoronumeron hash: satunnainen 22 merkin tunniste, joka edustaa loppukäyttäjää. Tämä on loppukäyttäjän ainoa tunniste; tiliä, kirjautumista tai sähköpostia ei oletuksena kerätä.
• IP-osoite: luetaan reunaverkossa nopeusrajoitusta ja väärinkäytösten estämistä varten, esimerkiksi estämään yhtä selainta tulvimasta jonoa. IP-osoitteita ei tallenneta jonotietokantaan, vaan ne säilyvät vain lyhytikäisissä pyyntölokeissa.
• Valinnaiset yhteystiedot: jos yritys on määrittänyt kioski- tai liittymisvirran kysymään nimeä tai puhelinnumeroa, esimerkiksi vuorokutsua varten, arvo tallennetaan vuorolle jonosession ajaksi.

Henkilökäyttäjät (palvelupiste, ylläpito, super-admin)

• Identiteetti: sähköposti, nimi, avatar ja käyttäjätunnus. Jonot hoitaa todennuksen itse omassa EU-tietokannassaan; salasanasi tallennetaan vain suolattuna tiivisteenä, ei koskaan selkokielisenä eikä meidän nähtävissämme.
• Oikeudet: käyttäjälle myönnetyt roolit, kuten org-manager tai desk, tarkistetaan jokaisella pyynnöllä.
• Toimintaloki: hallinnolliset muutokset, kuten toimipisteen luonti tai laitteen poisto, kirjataan käyttäjätunnuksen yhteyteen.
• Pyyntömetatiedot: IP-osoite ja user-agent tallennetaan lyhytikäisiin pyyntölokeihin.

Laitteet (kioskit, näytöt)

• Laiteistunnon tokenin hash: yksisuuntainen hash parituksen yhteydessä myöntämästämme tokenista. Emme tallenna raakaa tokenia.
• Parituksen metatiedot: toimipiste, johon laite on sidottu, ihmiselle luettava nimi ja viimeksi nähty -aikaleimat.

Miksi keräämme tietoja (oikeusperuste)

GDPR:n mukaan jokaisella käsittelytoimella on oltava lainmukainen peruste. Meillä perusteet ovat:

• Sopimus (6 artikla 1 b): henkilökunnan tilit, vuorojen luonti ja kioskien paritus ovat tarpeen maksavan Asiakkaan tilaaman palvelun tuottamiseksi.
• Oikeutettu etu (6 artikla 1 f): nopeusrajoitus, väärinkäytösten estäminen ja pyyntölokit. Etumme pitää palvelu toimivana ja reiluna ei syrjäydy lyhytikäisen IP-lokin vähäisen vaikutuksen vuoksi.
• Suostumus (6 artikla 1 a): loppukäyttäjän vapaaehtoisesti kioskille kirjoittamat yhteystiedot. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa lähettämällä meille sähköpostia.

Demotilit

Demotili on maksuton tapa kokeilla Jonotia kokonaisuudessaan, myös todellisten loppukäyttäjien kanssa (esimerkiksi todellisella tiskillä skannattu QR-koodi). Sen aktivoiminen kerää samat Henkilökäyttäjän identiteettitiedot kuin yllä on kuvattu, sekä kaiken loppukäyttäjädatan, joka kulkee määrittämiesi jonojen kautta — mahdollisesti todellisia nimiä ja puhelinnumeroita, aivan kuten maksavalla Asiakkaalla. Keräämme demotilin aktivointiin käytetyn sähköpostiosoitteen oikeutetun edun perusteella (6 artikla 1 f): reilun, määräaikaisen maksuttoman tarjonnan ylläpitämiseksi ja sen väärinkäytön estämiseksi; demojonon kautta kerätty loppukäyttäjädata käsitellään samoilla yllä mainituilla oikeusperusteilla kuin maksavalla Asiakkaalla. Kuten maksavalla Asiakkaalla, säilytät rekisterinpitäjän roolin tässä loppukäyttäjädatassa, ja Tietojenkäsittelysopimuksemme sovelletaan siihen samoin perustein.

Demotili ja kaikki sen sisältö poistetaan kiinteän, lyhyen aikataulun mukaan, joka poikkeaa alla kuvatusta maksavan Asiakkaan aikataulusta: reaaliaikainen vuoronumerodata noin 24 tunnin kuluttua; tili, jolla ei ole luotu yhtään vuoronumeroa, noin 48 tunnin kuluttua (kirjautuminen ja valmiiksi syöttämämme esimerkkijonodata eivät lasketa vuoronumeron luomiseksi); ja koko demo-organisaatio — sekä Henkilökäyttäjän että loppukäyttäjän data — noin 7 päivän kuluttua demon voimassaoloajan päättymisestä. Demotiliä voi jatkaa kerran vielä 14 päivällä; tämä myöhempi päättymisaika käynnistää 7 päivän laskurin, joten demotili ja sen data voivat säilyä enintään noin 35 päivää aktivoinnista. Jos liityit jonoon, joka osoittautuu demoksi, tämä on aikataulu, jota tietosi noudattavat; voit silti ottaa meihin yhteyttä osoitteessa info@jonot.io, jos sinulla on kysyttävää.

Demo-rekisteröintiluettelo. Kun demo-organisaatio poistetaan, säilytämme yhden merkinnän, joka osoittaa, että tietystä sähköpostiosoitteesta on jo luotu demo, jotta samasta osoitteesta ei voi toistuvasti aktivoida uusia demotilejä voimassaoloajan rajoituksen kiertämiseksi. Merkintä sisältää suolatun kryptografisen tiivisteen normalisoidusta sähköpostiosoitteesta ja luontiaikaleiman — ei koskaan selkokielistä osoitetta, eikä mitään muuta. Sen oikeusperuste on oikeutettu etu (6 artikla 1 f): määräaikaisen maksuttoman tarjonnan toistuvan kiertämisen estäminen. Säilytämme sen noin 12 kuukautta luonnista, riippumatta siitä, kuinka kauan demo-organisaatio itse oli olemassa, emmekä toteuta poistopyyntöjä sitä vastaan tämän ajan kuluessa, koska merkintä säilytetään nimenomaan estämään väärinkäyttö, jonka sen poistaminen mahdollistaisi uudelleen (GDPR 17 artikla 1 c). Voit mielelläsi kysyä meiltä tietystä merkinnästä, ja selitämme perustelumme.

Kuka käsittelee tietoja puolestamme

Käytämme pientä joukkoa alihankkijoita palvelun toimittamiseen. Jokainen on sidottu tietojenkäsittelysopimuksella ja saa käsitellä henkilötietoja vain ohjeidemme mukaisesti:

• Cloudflare — isännöinti, tietokanta (D1) ja reunalaskenta. Jono- ja tilitiedot tallennetaan EU:ssa (Länsi-Euroopassa); staattiset resurssit ja tilaton laskenta toimitetaan sen globaalista reunaverkosta.

Todennus ja henkilökunnan identiteetti hoidetaan itse omassa EU-tietokannassamme, ei kolmannen osapuolen toimesta. Laskutuksen hoitaa Polar merchant of record -toimijana; Polar toimii maksutietojen osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä, ei alihankkijanamme. Organisaation luominen — myös demotilin — rekisteröi Polariin asiakastietueen, joka sisältää aktivoinnissa käytetyn sähköpostiosoitteen ja organisaatioon viittaavan sisäisen tunnisteen, jotta Polar tunnistaa sinut, jos maksat myöhemmin tilauksen; mitään muuta ei lähetetä — ei organisaation nimeä, ei jonotietoja, ei loppukäyttäjätietoja. Demotilin aloittaminen tai jatkaminen ei itsessään synnytä tilausta, veloitusta eikä kerää maksutietoja. Päivitämme tämän listan, kun alihankkijamme muuttuvat.

Missä tietoja käsitellään

• Jonotiedot: tallennetaan EU:ssa (Länsi-Euroopassa).
• Staattiset resurssit ja sovelluslaskenta: toimitetaan globaalista reunaverkosta. Laskenta on tilatonta, eikä henkilötietoja säilytetä reunalla.
• Identiteetti ja todennus: hoidetaan itse EU-tietokannassamme (Länsi-Eurooppa).
• Laskutus (Polarin, merchant of record -toimijamme, kautta): voi sisältää siirtoja Yhdysvaltoihin EU:n ja Yhdysvaltojen Data Privacy Framework -järjestelyn nojalla.

Jos vastaanottaja ei ole sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen Data Privacy Framework -järjestelyyn, siirto perustuu sen sijaan Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin; lausekkeiden kopion saa pyynnöstä osoitteesta info@jonot.io.

Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Jonovuorot: säilytetään, kunnes jonosessio suljetaan, sen jälkeen 30 päivää riitojen selvittämistä varten ja sitten poistetaan.
• Laiteistunnot: säilytetään, kunnes laite poistetaan; poisto käynnistää tokenin hashin välittömän poistamisen.
• Henkilökunnan tilitiedot: säilytetään organisaation tilauksen ajan ja 90 päivää peruutuksen jälkeen, minkä jälkeen ne poistetaan tietokannastamme. Identiteettitiedot, mukaan lukien suolattu salasanatiiviste, kuuluvat näihin henkilökunnan tilitietoihin ja poistetaan samalla aikataululla.
• Audit-lokit: 12 kuukautta.
• Pyyntölokit: tyypillisesti 7 päivää.
• Demotilit: reaaliaikainen vuoronumerodata noin 24 tuntia; tili, jolla ei ole luotu yhtään vuoronumeroa, noin 48 tuntia; koko demo-organisaatio noin 7 päivää sen voimassaoloajan (mukaan lukien mahdollinen 14 päivän jatko) päättymisestä — enintään noin 35 päivää aktivoinnista. Katso Demotilit yllä.
• Demo-rekisteröintiluettelo: noin 12 kuukautta luonnista, riippumatta demo-organisaation omasta elinkaaresta.

Oikeutesi

Jos olet EU:ssa tai ETA-alueella, ja useimmissa tapauksissa sijainnistasi riippumatta, sinulla on oikeus:

• Päästä tietoihin, joita säilytämme sinusta.
• Oikaista virheelliset tiedot.
• Poistaa tietosi, ellei lakisääteinen säilytysvelvollisuus, kuten laskutusaineisto, estä sitä.
• Viedä tietosi siirrettävässä muodossa.
• Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
• Peruuttaa suostumus aiemmin suostumallesi käsittelylle, vaikuttamatta jo tapahtuneeseen käsittelyyn.

Käytä oikeuksiasi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@jonot.io. Pyrimme vastaamaan 30 päivän kuluessa; viranomaisen lakisääteinen määräaika on yksi kuukausi, jota voidaan jatkaa kerran kahdella kuukaudella monimutkaisissa tapauksissa.

Jos käsittelemme tietoja Jonotin Asiakkaan, esimerkiksi työnantajasi, puolesta, osoita pyyntö ensin heille. He ovat kyseisten tietojen rekisterinpitäjä, ja me toimimme heidän ohjeidensa mukaan.

Evästeet ja paikallinen tallennus

Jonot-sovellukset käyttävät selaimen tallennustilaa säästeliäästi:

• Istuntotallennus kirjautumisen jälkeisille paluuosoitteille jotta ohjaamme sinut kirjautumisen jälkeen takaisin sinne, mistä tulit. Tieto poistetaan heti, kun uudelleenohjaus valmistuu.
• Identiteettitokenit: ID- ja päivitystokenit säilytetään muistissa sekä Jonotin oman todennuspalvelun myöntämissä turvallisissa päivitysevästeissä.
• Jonohistoria laitteellasi: asiakassovellus tallentaa aktiivisen vuoronumerosi ja lyhyen listan paikoista, joissa olet liittynyt jonoon, jotta asennetulla sovelluksella on paikka, johon palata vuoron päätyttyä. Tiedot pysyvät selaimessasi, niitä ei lähetetä koskaan meille, ja voit tyhjentää ne sovelluksesta milloin tahansa.

Käytämme Google Analyticsia markkinointi- ja rekisteröitymissivustoillamme sekä asiakas-, henkilöstö-, kioski- ja näyttösovelluksissamme ymmärtääksemme palvelun käyttöä. Keräämme tietoja vierailemistasi sivuista, tekemistäsi toimista, sivustosta, jolta saavuit, sekä selaimestasi ja näytöstäsi. Sivujen osoitteet voivat sisältää organisaatioihin, jonoihin tai jonolippuihin liittyviä tunnisteita. Mittaus voi tapahtua ilman evästeitä. Google saa myös IP-osoitteesi ja selaintietojasi, kun laitteesi ottaa yhteyttä sen palveluihin.

Markkinointi- ja rekisteröitymissivustoillamme Google auttaa meitä myös mittaamaan mainontamme tehokkuutta siitä lähtien, kun avaat sivun. Mittaus ei aluksi ota mainosevästeitä käyttöön, mutta vierailuasi ja sinut sivustolle ohjannutta mainosta koskevia tietoja voidaan silti jakaa Googlelle. Markkinointisivusto ei ota niitä käyttöön. Näillä sivustoilla ei näytetä erillistä evästesuostumusbanneria.

Rekisteröitymisen toisesta vaiheesta alkaen Google voi käyttää evästeitä ja muuta selaimen tallennustilaa mainonnan mittaamiseen ja personoituun mainontaan. Tämä koskee myös tilanteita, joissa avaat myöhemmän vaiheen suoraan tai jatkat suoraan siitä, ja se voi tapahtua ennen tilin tai tilauksen luomista. Rekisteröityminen ei tarjoa erillistä vapaaehtoista mainontavalintaa. Joitakin mainosevästeitä voidaan käyttää myös muilla Jonotin sivustoilla ja sovelluksissa.

Kun tilaus vahvistetaan, jaamme sen viitenumeron sekä saatavilla olevan summan ja valuutan Googlelle mitataksemme, mikä mainonta johtaa maksullisiin tilauksiin. Tallennamme myös tilausten viitenumeroita selaimeesi, jotta samaa tilausta ei lasketa useammin kuin kerran. Googlen tietokäytännöistä kerrotaan täällä Näin Google käyttää tietoja palvelujaan käyttäviltä sivustoilta tai sovelluksista.

Lapset

Jonot on yrityksille tarkoitettu palvelu. Emme tietoisesti kerää tietoja alle 16-vuotiailta lapsilta. Jos uskot lapsen lähettäneen Asiakkaan kioskin kautta tietoja, joita siellä ei pitäisi olla, lähetä meille sähköpostia, niin poistamme ne.

Muutokset tähän käytäntöön

Päivitämme tätä käytäntöä palvelun kehittyessä. Sivun yläreunan voimaantulopäivä kertoo aina nykyisen version. Olennaisista muutoksista ilmoitamme rekisteröidyille henkilökäyttäjille sähköpostitse vähintään 14 päivää etukäteen.

Valitukset

Jos et ole tyytyväinen siihen, miten käsittelemme tietosuojapyyntöä, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa se on tietosuojavaltuutettu (tietosuoja.fi). Toisessa EU- tai ETA-maassa se on paikallinen tietosuojaviranomainen.