Přejít na hlavní obsah

Zásady ochrany osobních údajů

Datum účinnosti:

Jonot je cloudová služba pro správu front. Tyto zásady vysvětlují, jaké osobní údaje shromažďujeme, když ji používáte vy nebo vaši zákazníci, proč je shromažďujeme, jak dlouho je uchováváme a jaká práva k nim máte.

Kdo jsme

Službu provozuje společnost Jonot Oy (identifikační číslo 3620928-7), společnost registrovaná ve Finsku (v těchto zásadách "Jonot", "my", "nás"). V záležitostech ochrany osobních údajů:

  • E-mail: info@jonot.io
  • Poštovní adresa: Jonot Oy, Tenavatie 11B, 00760 Helsinki, Finsko

Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů — nedosahujeme prahových hodnot podle článku 37 GDPR, které by jej vyžadovaly — výše uvedený e-mail však vede k osobě odpovědné za dodržování předpisů o ochraně osobních údajů.

Co shromažďujeme podle role

Jonot používají tři skupiny osob a o každé z nich shromažďujeme odlišné údaje.

Koncoví uživatelé (osoby, které se řadí do fronty)

  • Hash lístku: náhodný 22znakový identifikátor, který zastupuje koncového uživatele. Je to jediný přihlašovací údaj, který koncoví uživatelé kdy mají — ve výchozím nastavení neexistuje žádný účet, žádné přihlášení ani se neshromažďuje žádný e-mail.
  • IP adresa: čtena na okraji sítě za účelem omezování četnosti požadavků a ochrany proti zneužití (např. aby jeden prohlížeč nezahltil frontu). IP adresy se neukládají do databáze fronty; jsou uchovávány pouze v krátkodobých protokolech požadavků.
  • Volitelné kontaktní údaje: pokud podnik nakonfiguroval kiosek nebo proces připojení, který vyžaduje jméno nebo telefonní číslo (např. aby vás mohl zavolat, až přijdete na řadu), je tato hodnota uložena k vašemu lístku po dobu trvání relace fronty.

Zaměstnanci (přepážka, administrátor, super-administrátor)

  • Identita: e-mail, jméno, avatar a ID uživatele. Jonot provozuje vlastní ověřování na své databázi v EU; vaše heslo je uloženo pouze jako solený hash — nikdy v prostém textu a nikdy není pro nás viditelné.
  • Oprávnění: role přidělené vašemu uživateli (např. org-manager, desk) — ověřovaná při každém požadavku.
  • Záznam akcí: záznam administrativních změn (vytvoření lokality, odvolání zařízení atd.) navázaný na ID vašeho uživatele.
  • Metadata požadavků: IP adresa a user-agent zaznamenané v krátkodobých protokolech požadavků.

Zařízení (kiosky, displeje)

  • Hash tokenu relace zařízení: jednosměrný hash tokenu, který jsme vydali během párování. Nezpracovaný token nikdy neukládáme.
  • Metadata párování: lokalita, ke které je zařízení přiřazeno, člověkem čitelný štítek a časové značky posledního kontaktu.

Proč údaje shromažďujeme (právní základ)

Podle GDPR musí mít každá činnost zpracování zákonný právní základ. Naše základy:

  • Smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b): účty zaměstnanců, vydávání lístků, párování kiosků — vše nezbytné k poskytování služby, kterou si náš platící zákazník objednal.
  • Oprávněné zájmy (čl. 6 odst. 1 písm. f): omezování četnosti požadavků, prevence zneužití, protokoly požadavků. Náš zájem na udržení dostupnosti a spravedlivosti služby není převážen minimálním zásahem v podobě krátkodobého protokolu IP adres.
  • Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a): jakákoli volitelná kontaktní pole, která koncový uživatel aktivně vyplní ve formuláři kiosku. Souhlas můžete kdykoli odvolat zasláním e-mailu.

Demo účty

Demo účet je bezplatný způsob, jak si vyzkoušet Jonot od začátku do konce, a to i s reálnými koncovými uživateli (například QR kódem naskenovaným u skutečné přepážky). Jeho aktivace shromažďuje stejné identifikační údaje Pracovníka popsané výše, plus jakékoli údaje koncového uživatele procházející frontami, které si nastavíte — potenciálně skutečná jména a telefonní čísla, přesně jako u platícího Zákazníka. E-mailovou adresu použitou k aktivaci demo účtu shromažďujeme na základě oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f), abychom mohli provozovat spravedlivou, časově omezenou bezplatnou nabídku a předcházet jejímu zneužití; údaje koncového uživatele shromážděné prostřednictvím demo fronty jsou zpracovávány na stejných právních základech, které jsou uvedeny výše pro platícího Zákazníka. Stejně jako u platícího Zákazníka zůstáváte správcem těchto údajů koncového uživatele a náš Dodatek o zpracování údajů se na ně vztahuje na stejném základě.

Demo účet a vše v něm je vymazáno podle pevného, krátkého harmonogramu, nikoli podle harmonogramu pro platící Zákazníky uvedeného níže: data aktivních lístků přibližně po 24 hodinách; účet, který nevydal žádný lístek, přibližně po 48 hodinách (přihlášení a ukázková data fronty, která pro vás předem vytváříme, se za vydání lístku nepočítají); a celá demo organizace — údaje Pracovníka i koncového uživatele stejnou měrou — přibližně 7 dnů po skončení doby trvání dema. Demo účet lze jednou prodloužit o dalších 14 dnů; toto pozdější vypršení je tím, co spustí 7denní odpočítávání, takže demo účet a jeho data mohou existovat nejdéle přibližně 35 dnů od aktivace. Pokud jste se připojili do fronty, která se ukáže být demo, řídí se vaše údaje tímto harmonogramem; s jakýmkoli dotazem se na nás i tak můžete obrátit na info@jonot.io.

Evidence aktivací dema. Po vymazání demo organizace uchováváme jeden záznam identifikující, že z dané e-mailové adresy již bylo demo vytvořeno, aby stejná adresa nemohla opakovaně aktivovat nové demo účty a obcházet tak časové omezení. Tento záznam obsahuje solený kryptografický hash normalizované e-mailové adresy a časové razítko vytvoření — nikdy adresu v čitelné podobě a nic jiného. Jeho základem je oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f): zabránit opakovanému obcházení časově omezené bezplatné nabídky. Uchováváme jej přibližně 12 měsíců od vytvoření, bez ohledu na to, jak dlouho existovala samotná demo organizace, a žádosti o výmaz vůči němu v tomto období odmítáme, protože záznam je uchováván právě proto, aby zabránil zneužití, které by jeho výmaz znovu umožnil (čl. 17 odst. 1 písm. c) GDPR). Na konkrétní záznam se nás můžete zeptat a rádi vám naše důvody vysvětlíme.

Kdo údaje zpracovává naším jménem

Při poskytování služby se spoléháme na malý okruh dalších zpracovatelů. Každý z nich je vázán smlouvou o zpracování osobních údajů a smí zpracovávat osobní údaje pouze podle našich pokynů:

  • Cloudflare — hosting, databáze (D1) a výpočty na okraji sítě. Data fronty a účtů jsou uložena v EU (západní Evropa); statické prostředky a bezstavové výpočty jsou poskytovány z její globální okrajové sítě.

Ověřování a identitu zaměstnanců zpracováváme interně na naší vlastní databázi v EU, nikoli prostřednictvím třetí strany. Fakturaci zajišťuje Polar jako náš merchant of record; Polar vystupuje jako nezávislý správce platebních údajů, nikoli jako náš zpracovatel. Vytvořením organizace — včetně demo účtu — vzniká u společnosti Polar záznam zákazníka obsahující e-mailovou adresu použitou při registraci a interní odkaz na organizaci, aby vás Polar mohl rozpoznat, pokud později provedete platbu; nic dalšího se neodesílá — ani název organizace, ani data front, ani údaje koncových uživatelů. Samotné spuštění nebo prodloužení demo účtu nevytváří žádné předplatné, neúčtuje žádný poplatek a nezahrnuje shromažďování platebních údajů. Tento seznam aktualizujeme, jakmile se naši další zpracovatelé změní.

Kde se údaje zpracovávají

  • Data fronty: uložena v EU (západní Evropa).
  • Statické prostředky a výpočty aplikace: poskytovány z globální okrajové sítě. Výpočty jsou bezstavové; na okraji sítě se neuchovávají žádné osobní údaje.
  • Identita a ověřování: zpracovávány interně na naší databázi v EU (západní Evropa).
  • Fakturace (prostřednictvím Polar, našeho merchant of record): může zahrnovat předání do Spojených států v rámci EU–US Data Privacy Framework.

Pokud příjemce není certifikován v rámci EU–US Data Privacy Framework, předání se namísto toho opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise; kopie doložek je na vyžádání k dispozici na adrese info@jonot.io.

Jak dlouho údaje uchováváme

  • Lístky ve frontě: uchovávány do uzavření relace fronty, poté po dobu 30 dnů pro řešení sporů a následně smazány.
  • Relace zařízení: uchovávány do odvolání zařízení; odvolání spustí okamžité smazání hashe tokenu.
  • Data účtů zaměstnanců: uchovávána po dobu trvání předplatného organizace a dalších 90 dnů po jeho zrušení, poté smazána z naší databáze. Záznamy o identitě, včetně soleného hashe hesla, jsou součástí těchto dat účtů zaměstnanců a jsou mazány podle stejného harmonogramu.
  • Protokoly auditu: 12 měsíců.
  • Protokoly požadavků: obvykle 7 dnů.
  • Demo účty: data aktivních lístků přibližně 24 hodiny; účet, který nevydal žádný lístek, přibližně 48 hodin; celá demo organizace přibližně 7 dnů po skončení jejího trvání (včetně případného jednorázového 14denního prodloužení) — nejvýše přibližně 35 dnů od aktivace. Viz Demo účty výše.
  • Evidence aktivací dema: přibližně 12 měsíců od vytvoření, bez ohledu na vlastní životní cyklus demo organizace.

Vaše práva

Pokud se nacházíte v EU/EHP (a ve většině případů bez ohledu na to, kde se nacházíte), máte právo na:

  • Přístup k osobním údajům, které o vás uchováváme.
  • Opravu nepřesných údajů.
  • Výmaz vašich údajů (s výhradou zákonných povinností uchovávání, např. fakturačních záznamů).
  • Přenos vašich údajů v přenositelném formátu.
  • Námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech.
  • Odvolání souhlasu s čímkoli, s čím jste dříve souhlasili (aniž by tím bylo dotčeno zpracování, které již proběhlo).

Chcete-li kterékoli z těchto práv uplatnit, napište na info@jonot.io. Snažíme se odpovědět do 30 dnů; zákonná lhůta stanovená regulačním orgánem je jeden měsíc, kterou lze u složitých případů jednou prodloužit o další dva měsíce.

Pokud údaje zpracováváme jménem zákazníka Jonot (například vašeho zaměstnavatele), nasměrujte žádost nejprve na něj — je správcem těchto údajů a my jednáme podle jeho pokynů.

Soubory cookie a místní úložiště

Aplikace Jonot využívají úložiště prohlížeče střídmě:

  • Úložiště relace pro návratové adresy URL po přihlášení, abychom vás po přihlášení poslali zpět tam, odkud jste přišli. Vymaže se, jakmile je přesměrování dokončeno.
  • Tokeny identity: ID tokeny a obnovovací tokeny uchovávané v paměti a v zabezpečených obnovovacích souborech cookie, které vydává vlastní ověřovací služba Jonot.
  • Historie front ve vašem zařízení: zákaznická aplikace ukládá váš aktivní lístek a krátký seznam míst, kde jste se zařadili do fronty, aby nainstalovaná aplikace měla kam vést i poté, co lístek doslouží. Data zůstávají ve vašem prohlížeči, nikdy se k nám neodesílají a kdykoli je můžete v aplikaci smazat.

Na našich marketingových a registračních webech a v aplikacích pro zákazníky, personál, kiosky a displeje používáme Google Analytics, abychom porozuměli používání služby. Shromažďujeme informace o stránkách, které navštěvujete, akcích, které provádíte, webu, ze kterého přicházíte, a o prohlížeči a obrazovce. Adresy stránek mohou obsahovat identifikátory spojené s organizacemi, frontami nebo lístky. Toto měření může probíhat bez souborů cookie. Google také přijímá vaši IP adresu a informace o prohlížeči, když se vaše zařízení připojuje k jeho službám.

Na našich marketingových a registračních webech nám Google také pomáhá měřit účinnost reklamy od okamžiku, kdy otevřete stránku. Toto měření zpočátku neaktivuje reklamní soubory cookie, ale informace o vaší návštěvě a reklamě, která vás přivedla, mohou být přesto sdíleny s Googlem. Marketingový web je neaktivuje. Tyto weby nezobrazují samostatný banner souhlasu se soubory cookie.

Od druhého kroku registrace může Google používat soubory cookie a další úložiště prohlížeče k měření reklamy a personalizované reklamě. To platí i při přímém otevření nebo obnovení pozdějšího kroku a může nastat ještě před vytvořením účtu nebo předplatného. Registrační proces nenabízí samostatnou dobrovolnou volbu týkající se reklamy. Některé reklamní soubory cookie se mohou používat i na dalších webech a v aplikacích Jonot.

Po potvrzení předplatného sdílíme s Googlem jeho referenční číslo a dostupnou částku a měnu, abychom měřili, které reklamy vedou k placeným předplatným. Referenční čísla předplatných také ukládáme do vašeho prohlížeče, abychom stejné předplatné nezapočítali vícekrát. Postupy Googlu při nakládání s údaji: Jak Google využívá informace z webů nebo aplikací, které používají naše služby.

Děti

Jonot je služba typu business-to-business. Vědomě neshromažďujeme údaje od dětí mladších 16 let. Pokud se domníváte, že dítě prostřednictvím kiosku zákazníka odeslalo údaje, které by tam neměly být, napište nám a my je smažeme.

Změny těchto zásad

Tyto zásady budeme aktualizovat s tím, jak se služba vyvíjí. Datum účinnosti v horní části stránky vždy odráží aktuální verzi; o podstatných změnách budeme registrované zaměstnance informovat nejméně 14 dní předem e-mailem.

Stížnosti

Pokud nejste spokojeni s tím, jak jsme vyřídili žádost týkající se ochrany osobních údajů, můžete podat stížnost u dozorového úřadu. Ve Finsku je to Úřad ombudsmana pro ochranu osobních údajů (tietosuoja.fi). V jiné zemi EU/EHP je to váš místní úřad pro ochranu osobních údajů.