Personvernerklæring

Jonot er en skybasert køstyringstjeneste. Denne erklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi samler inn når du eller dine kunder bruker tjenesten, hvorfor vi samler dem inn, hvor lenge vi lagrer dem og hvilke rettigheter du har over dem.

Hvem vi er

Tjenesten drives av Jonot Oy (foretaksnummer 3620928-7), et selskap registrert i Finland ("Jonot", "vi" i denne erklæringen). For personvernspørsmål:

• E-post: info@jonot.io
• Postadresse: Jonot Oy, Tenavatie 11B, 00760 Helsinki, Finland

Vi har ikke utpekt et personvernombud – vi befinner oss under tersklene i GDPR artikkel 37 som ville kreve det – men e-postadressen ovenfor når personen som er ansvarlig for etterlevelse av personvern.

Hva vi samler inn, per rolle

Jonot brukes av tre grupper mennesker, og vi samler inn ulike data om hver av dem.

Sluttbrukere (personer som setter seg i kø)

• Kølapp-hash: en tilfeldig 22-tegns identifikator som representerer sluttbrukeren. Dette er den eneste identifikatoren sluttbrukeren har – ingen konto, ingen innlogging og ingen e-post samles inn som standard.
• IP-adresse: leses i edge-nettverket for hastighetsbegrensning og misbruksvern (for eksempel for å hindre at én nettleser oversvømmer en kø). IP-adresser lagres ikke i kødatabasen; de beholdes kun i kortlivede forespørselslogger.
• Valgfrie kontaktopplysninger: hvis virksomheten har konfigurert en kiosk- eller påmeldings-flyt som ber om navn eller telefonnummer (for eksempel for å kalle deg opp når det er din tur), lagres den verdien mot kølappen din i løpet av køøktens levetid.

Personalbrukere (skranke, administrasjon, super-admin)

• Identitet: e-post, navn, avatar og en bruker-ID. Jonot kjører sin egen autentisering på EU-databasen sin; passordet ditt lagres kun som en saltet hash – aldri i klartekst og aldri synlig for oss.
• Tillatelser: rollene tildelt kontoen din (f.eks. org-manager, desk) – verifiseres ved hver forespørsel.
• Aktivitetslogg: administrative handlinger som å opprette et sted eller fjerne en enhet, koblet til bruker-IDen din.
• Forespørselsmetadata: IP-adresse og user-agent registrert i kortlivede forespørselslogger.

Enheter (kiosker, displayskjermer)

• Enhetsøktstokens hash: en enveis-hash av tokenet vi utstedte ved paring. Vi lagrer aldri råtokenet.
• Paringsmetadata: stedet enheten er tilknyttet, en menneskelig lesbar etikett og tidsstempler for sist sett.

Hvorfor vi samler inn data (rettslig grunnlag)

GDPR krever et rettslig grunnlag for hver behandlingsaktivitet. Våre er:

• Avtale (art. 6 nr. 1 b): personalkontoer, utstedelse av kølapper og kioskparing er nødvendig for å levere tjenesten vår betalende kunde abonnerte på.
• Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f): hastighetsbegrensning, misbruksvern og forespørselslogger. Vår interesse av å holde tjenesten oppe og rettferdig oppveier den minimale inntrengingen av en kortlivet IP-logg.
• Samtykke (art. 6 nr. 1 a): valgfrie kontaktfelt som en sluttbruker aktivt fyller ut i et kioskskjema. Du kan trekke tilbake samtykket når som helst ved å sende oss en e-post.

Demokontoer

En demokonto er en gratis, kostnadsfri måte å prøve Jonot fullt ut på, også med ekte sluttbrukere (for eksempel en QR-kode skannet ved en ekte skranke). Å aktivere én samler inn de samme identitetsopplysningene om personalbrukere som beskrevet ovenfor, pluss alle sluttbrukerdata som går gjennom køene du konfigurerer – potensielt ekte navn og telefonnumre, akkurat som for en betalende kunde. Vi samler inn e-postadressen som brukes til å aktivere en demokonto med grunnlag i berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f), for å drive et rettferdig, tidsbegrenset gratis tilbud og for å forhindre misbruk av det; sluttbrukerdata samlet inn gjennom en demokø behandles etter de samme rettslige grunnlagene som er angitt ovenfor for en betalende kunde. Som for en betalende kunde forblir du behandlingsansvarlig for disse sluttbrukerdataene, og vår databehandleravtale gjelder for dem på samme grunnlag.

En demokonto og alt i den slettes etter en fast, kort tidsplan, ikke den tidsplanen for betalende kunder som er beskrevet nedenfor: aktive kølappdata etter omtrent 24 timer; en konto som ikke har utstedt noen kølapp, etter omtrent 48 timer (å logge inn og eksempelkødataene vi fyller inn for deg regnes ikke som å utstede en kølapp); og hele demoorganisasjonen – både personalbrukeres og sluttbrukeres data – omtrent 7 dager etter at demoens varighet utløper. En demokonto kan forlenges én gang, med ytterligere 14 dager; den senere utløpsdatoen er det som starter 7-dagers nedtellingen, så den lengste tiden en demokonto og dataene kan eksistere, er omtrent 35 dager fra aktivering. Hvis du ble med i en kø som viser seg å være en demo, er dette tidsplanen dataene dine følger; du kan fortsatt nå oss på info@jonot.io med eventuelle spørsmål om det.

Register over demoregistreringer. Når en demoorganisasjon slettes, beholder vi én oppføring som identifiserer at en demo allerede er opprettet fra en gitt e-postadresse, slik at samme adresse ikke gjentatte ganger kan aktivere nye demokontoer for å omgå tidsbegrensningen. Denne oppføringen inneholder en saltet kryptografisk hash av den normaliserte e-postadressen og et opprettelsestidspunkt – aldri klartekstadressen, og ingenting annet. Grunnlaget er berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f): å forhindre gjentatt omgåelse av et tidsbegrenset gratis tilbud. Vi beholder den i omtrent 12 måneder fra opprettelse, uavhengig av hvor lenge selve demoorganisasjonen eksisterte, og vi avslår slettingsforespørsler mot den i denne perioden, fordi oppføringen beholdes spesifikt for å forhindre det misbruket sletting av den ville gjort mulig på nytt (GDPR art. 17 nr. 1 c). Du er velkommen til å spørre oss om en spesifikk oppføring, og vi forklarer resonnementet vårt.

Hvem som behandler data på våre vegne

Vi benytter et lite antall underdatabehandlere for å levere tjenesten. Alle er bundet av en databehandleravtale og kan kun behandle personopplysninger etter våre instruksjoner:

• Cloudflare — hosting, database (D1) og edge-beregning. Kø- og kontodata lagres i EU (Vest-Europa); statiske ressurser og tilstandsløs beregning leveres fra det globale edge-nettverket.

Autentisering og personalidentitet håndteres internt i vår egen EU-database, ikke av tredjeparter. Fakturering håndteres av Polar som vår merchant of record; Polar opptrer som en selvstendig behandlingsansvarlig for betalingsdata, ikke som vår underdatabehandler. Å opprette en organisasjon – også en demokonto – registrerer en kundepost hos Polar som inneholder e-postadressen som ble brukt ved registreringen og en intern referanse til organisasjonen, slik at Polar kan kjenne deg igjen hvis du senere fullfører et kjøp; ingenting annet sendes – ikke organisasjonsnavnet, ikke kødata, ikke sluttbrukerdata. Å starte eller forlenge en demokonto skaper i seg selv ikke noe abonnement, ingen belastning, og innebærer ikke innsamling av betalingsinformasjon. Vi oppdaterer denne listen når våre underdatabehandlere endres.

Hvor data behandles

• Kødata: lagres i EU (Vest-Europa).
• Statiske ressurser og applikasjonsberegning: leveres fra et globalt edge-nettverk. Beregning er tilstandsløs; ingen personopplysninger lagres i edge-nettverket.
• Identitet og autentisering: håndteres internt på vår EU-database (Vest-Europa).
• Fakturering (via Polar, vår merchant of record): kan innebære overføringer til USA under EU–US Data Privacy Framework.

Hvis en mottaker ikke er sertifisert under EU–US Data Privacy Framework, støtter overføringen seg i stedet på Europakommisjonens standardkontraktsklausuler; en kopi av klausulene er tilgjengelig på forespørsel fra info@jonot.io.

Hvor lenge vi lagrer data

• Kølapper: beholdes til køøkten avsluttes, deretter 30 dager for tvisteløsning, deretter slettes de.
• Enhetsøkter: beholdes til enheten tilbakekalles; tilbakekalling utløser umiddelbar sletting av token-hashen.
• Personalkontodata: beholdes i løpet av organisasjonens abonnementsperiode og 90 dager etter oppsigelse, deretter slettet fra databasen vår. Identitetsdata, inkludert den saltede passordhash, er en del av disse personalkontodataene og slettes etter samme tidsplan.
• Revisjonslogger: 12 måneder.
• Forespørselslogger: vanligvis 7 dager.
• Demokontoer: aktive kølappdata omtrent 24 timer; en konto som ikke har utstedt noen kølapp, omtrent 48 timer; hele demoorganisasjonen omtrent 7 dager etter at varigheten (inkludert en eventuell 14-dagers forlengelse) utløper – maksimalt omtrent 35 dager fra aktivering. Se Demokontoer ovenfor.
• Register over demoregistreringer: omtrent 12 måneder fra opprettelse, uavhengig av demoorganisasjonens egen livssyklus.

Dine rettigheter

Hvis du befinner deg i EU/EØS (og i de fleste tilfeller uavhengig av hvor du befinner deg), har du rett til å:

• Få innsyn i personopplysningene vi oppbevarer om deg.
• Rette uriktige opplysninger.
• Slette dataene dine (med forbehold for lovpålagte lagringsforpliktelser, f.eks. faktureringsdata).
• Eksportere dataene dine i et portabelt format.
• Protestere mot behandling basert på berettiget interesse.
• Trekke tilbake samtykke for alt du tidligere har samtykket til (uten å påvirke behandling som allerede er utført).

Send e-post til info@jonot.io for å utøve noen av disse rettighetene. Vi tilstreber å svare innen 30 dager; tilsynets lovfestede frist er én måned, som kan forlenges én gang med ytterligere to måneder for komplekse saker.

Hvis vi behandler data på vegne av en Jonot-kunde (for eksempel din arbeidsgiver), send forespørselen til dem først – de er behandlingsansvarlig for disse dataene, og vi handler etter deres instruksjoner.

Informasjonskapsler og lokal lagring

Jonot-apper bruker nettleserlagring sparsomt:

• Øktlagring for URL-er etter innlogging slik at vi sender deg tilbake dit du kom fra etter innlogging. Slettes så snart omdirekteringen er fullført.
• Identitetstokens: ID- og oppdateringstokens beholdt i minnet og i sikre oppdateringsinformasjonskapsler utstedt av Jonots egen autentiseringstjeneste.
• Køhistorikk på enheten din: kundeappen lagrer den aktive kølappen din og en kort liste over stedene der du har stilt deg i kø, slik at den installerte appen fortsatt har et sted å gå når kølappen er brukt. Dataene blir i nettleseren din, sendes aldri til oss, og du kan slette dem i appen når som helst.

Vi bruker Google Analytics på markedsførings- og registreringssidene våre og i appene våre for kunder, ansatte, kiosker og skjermer for å forstå hvordan tjenesten brukes. Vi samler inn sidene du besøker, handlingene du utfører, nettstedet du kom fra, og nettleser- og skjerminformasjon. Sideadresser kan inneholde identifikatorer knyttet til organisasjoner, køer eller kølapper. Denne målingen kan skje uten informasjonskapsler. Google mottar også IP-adressen din og nettleserinformasjon når enheten din kontakter tjenestene deres.

På markedsførings- og registreringssidene våre hjelper Google oss også med å måle effekten av annonseringen fra du åpner en side. Denne målingen aktiverer i utgangspunktet ikke annonseinformasjonskapsler, men informasjon om besøket ditt og annonsen som førte deg hit, kan likevel deles med Google. Markedsføringssiden aktiverer dem ikke. Disse sidene viser ikke et eget banner for samtykke til informasjonskapsler.

Fra det andre registreringstrinnet kan Google bruke informasjonskapsler og annen nettleserlagring til annonsemåling og personlig tilpasset annonsering. Dette gjelder også når du åpner eller gjenopptar et senere trinn direkte, og kan skje før du oppretter en konto eller et abonnement. Registreringsprosessen tilbyr ikke et separat valgfritt annonsevalg. Noen annonseinformasjonskapsler kan også brukes på andre Jonot-nettsteder og apper.

Når et abonnement bekreftes, deler vi referansenummeret og tilgjengelig beløp og valuta med Google for å måle hvilken annonsering som fører til betalte abonnementer. Vi lagrer også abonnementsreferansenumre i nettleseren din for å unngå å telle samme abonnement mer enn én gang. For Googles datapraksis, se Slik bruker Google informasjon fra nettsteder eller apper som bruker tjenestene våre.

Barn

Jonot er en bedrift-til-bedrift-tjeneste. Vi samler ikke bevisst inn data fra barn under 16 år. Hvis du tror et barn har sendt inn data via en kundes kiosk som ikke burde være der, send oss en e-post, så sletter vi dem.

Endringer i denne erklæringen

Vi oppdaterer denne erklæringen etter hvert som tjenesten utvikler seg. Den effektive datoen øverst på siden gjenspeiler alltid gjeldende versjon; ved vesentlige endringer varsler vi registrerte personalbrukere minst 14 dager i forveien via e-post.

Klager

Hvis du ikke er fornøyd med hvordan vi håndterer en personvernforespørsel, kan du klage til en tilsynsmyndighet. I Finland er dette det finske dataombudet, tietosuojavaltuutettu (tietosuoja.fi). I et annet EU/EØS-land er det din lokale databeskyttelsesmyndighet.